Deskripsi Pekerjaan
Kami adalah perusahaan inovatif yang bergerak di bidang teknologi dan solusi bisnis, dan saat ini sedang mencari individu berbakat untuk bergabung sebagai Sekretaris / Administrative Assistant di kantor pusat kami di Surabaya.
Sebagai Sekretaris, Anda akan menjadi bagian integral dari tim eksekutif, bertanggung jawab untuk mengelola jadwal, mengoordinasikan pertemuan, dan memastikan semua operasi administrasi berjalan dengan lancar dan efisien. Kami mencari seorang profesional yang proaktif, memiliki perhatian terhadap detail yang tinggi, dan mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.
Jika Anda adalah pribadi yang terorganisir, komunikatif, dan siap untuk tantangan baru, kami mengundang Anda untuk melamar dan menjadi bagian dari kesuksesan tim kami!
Tanggung Jawab
- Mengelola kalender dan jadwal harian eksekutif, termasuk mengatur rapat, janji temu, dan konferensi virtual.
- Menangani korespondensi masuk dan keluar, termasuk email, surat, dan panggilan telepon dengan sikap profesional.
- Menyiapkan dan mengedit dokumen, laporan, presentasi, serta notulen rapat secara akurat dan tepat waktu.
- Mengkoordinasikan perjalanan bisnis, termasuk pemesanan tiket pesawat, hotel, dan transportasi lokal.
- Melakukan tugas administrasi keuangan ringan seperti pengajuan reimbursement dan faktur sederhana.
- Memelihara sistem pengarsipan digital dan fisik agar tertata rapi dan mudah diakses.
- Bertindak sebagai penghubung utama antara eksekutif dengan departemen internal maupun klien eksternal.
- Mendukung proyek-proyek khusus dan tugas administratif lainnya yang diberikan oleh atasan.
Kualifikasi
- Pendidikan minimal Diploma (D3) atau Sarjana (S1) dari semua jurusan, diutamakan Administrasi, Manajemen, atau Sekretaris.
- Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun sebagai Sekretaris, Executive Assistant, atau Administrator Kantor.
- Menguasai Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) dengan sangat baik.
- Kemampuan komunikasi verbal dan tulisan yang kuat dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
- Memiliki kemampuan organisasi yang sangat baik dan mampu memprioritaskan tugas secara efektif.
- Proaktif, dapat dipercaya, dan mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
- Memiliki pemahaman yang baik tentang protokol kantor dan etika profesional.
- Bersedia bekerja penuh waktu (Full Time) dari kantor di Surabaya.